De belangrijkste zaken in normaal Nederlands:
- Bij iedere productie zitten 2 wijzigingsrondes. Deze zijn bedoeld voor kleine wijzigingen in de montage. Bij meer of grotere wijzigingen worden extra uren berekend.
- De betalingstermijn van een factuur is 14 dagen, tenzij anders overeengekomen.
- Alle offertes zijn exclusief eventuele reis- en verblijfskosten.
- Reiskosten zijn € 0,40 per gereden kilometer, altijd op basis van nacalculatie.
- De beelden die gemaakt zijn voor een bepaald project behoren tot dit project. Andere inzet (zoals een hermontage door iemand anders) is, tenzij anders afgesproken, niet toegestaan.
- Alle beelden die Duke Creative Media maakt worden maximaal één jaar bewaard vanaf het moment van oplevering. Daarna wordt het onherstelbaar verwijderd.
- Pas als de offerte akkoord is, wordt de gewenste opnamedatum vastgezet.
- Annuleren van een opdracht is geen probleem, dat kan gebeuren. Maar wanneer je binnen 48 uur voor de opnamedatum annuleert, betaal je 30% van de totale offerteprijs excl. BTW. Annuleer je binnen 24 uur dan betaal je 50% van de totale offerteprijs excl. BTW. Tenzij anders afgesproken maken we geen uitzonderingen.
En dan nu het uitgebreide en meer juridische deel.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle verbintenissen uit overeenkomsten die met Duke Creative Media worden gesloten, zowel mondeling als schriftelijk. Duke Creative Media houdt zich het recht voor per verbintenis additionele voorwaarden of aanpassingen te stellen.
Er gelden specifieke voorwaarden voor opdrachtgevers en voor producenten, hierna beide ook te noemen: wederpartij.
1 Offerte
1.1 Onder offertes wordt verstaan: officiële offertes op papier of per mail, prijsafspraken per digitaal schrift zoals email en mondelinge prijsafspraken.
1.2 Duke Creative Media stelt offertes samen op basis van een inschatting van de benodigde werkuren voor alles wat met de productie te maken heeft. Dit omvat onder andere voorbereiding, script, locatie verkennen, opbouw, opnames, editen, reviseren, inhuren van derden en andere project gerelateerde zaken. Heeft de wederpartij tijdens de productie extra wensen die niet op de offerte staan genoteerd, dan komen de berekende kosten hiervoor bovenop de eerder gestelde offerteprijs. Samen staat dit op de eindfactuur.
1.3 Duke Creative Media doet altijd een passend prijsvoorstel. Om tot deze prijs te komen wordt een schatting gemaakt van het benodigd aantal uren, materialen, personen en andere factoren. Als de totale productie langer duurt dan verwacht, buiten de schuld van Duke Creative Media om, worden hier extra uren voor berekend. Onvoorziene omstandigheden hebben hier geen invloed op. Mocht de productie sneller klaar zijn dan verwacht, dan ziet Duke Creative Media dit als het resultaat van een verdienstelijke inzet en blijft de overeengekomen prijsafspraak ongewijzigd. De overgebleven uren worden niet op een andere manier ingezet.
1.4 Elke offerte is 30 dagen geldig vanaf de dagtekening.
1.5 Duke Creative Media is niet gebonden aan een aanvaarding die afwijkt van een in een offerte gedaan aanbod. Alleen een overeenkomst voor het uitvoeren van de opdracht verplicht Duke Creative Media tot het uitvoeren van de opdracht. Het afwijken van de overeenkomst door wederpartij kan Duke Creative Media ontdoen van de verplichting tot uitvoering.
2 Overeenkomsten en betaling
2.1 De overeenkomst tussen Duke Creative Media en de wederpartij wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien er uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeenkomen.
2.2 Indien een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft Duke Creative Media het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
2.3 De wederpartij draagt er zorg voor dat alle gegevens welke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, binnen de met Duke Creative Media afgesproken termijn aan Duke Creative Media worden verstrekt.
2.4 Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd, kan Duke Creative Media de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren, opschorten totdat de wederpartij de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd en/of de wederpartij de werkzaamheden uit de voorafgaande fase na facturering heeft betaald.
2.5 Bij producties in een hoog prijssegment kan een gefaseerde facturering van toepassing zijn. Dit wordt dan met percentages op de offerte genoteerd. De productie zal pas starten/hervat worden als de factuur van de eerste/vorige fase is voldaan.
2.6 Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen Duke Creative Media en de wederpartij tijdig en in onderling overleg naar de eisen van redelijkheid en billijkheid de overeenkomst dienovereenkomstig schriftelijk aanpassen.
2.7 Indien Duke Creative Media en de wederpartij overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. Ook kunnen er aanvullende kosten zijn. Duke Creative Media zal de wederpartij zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.
2.8 Voor opdrachtgevers geldt dat de productie in maximaal 3 fasen wordt opgeleverd, met maximaal 2 wijzigingsrondes. Bij de 1e fase wordt de ruwe versie in een lagere resolutie van de productie gepresenteerd en kan opdrachtgever wensen voor wijzigingen kenbaar maken. Deze worden in de 2e fase doorgevoerd en wederom gepresenteerd. Vervolgens heeft opdrachtgever de kans laatste wensen voor wijzigingen kenbaar te maken welke in de 3e en definitieve fase worden doorgevoerd. Vervolgens wordt de productie afgewerkt en opgeleverd in hoge resolutie. Deze wijzigingen worden zonder extra kosten gedaan, mits de wijzigingen ter verfijning van de origineel gegeven opdracht dienen. Wanneer wijzigingen een toevoeging of afwijking betreffen op de origineel gegeven opdracht, of wanneer opdrachtgever eerder gemaakte keuzes/beslissingen terug draait, worden de extra uren volgens het geoffreerde tarief doorberekend, evenals alle extra te maken kosten.
2.9 Duke Creative Media hanteert een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij anders schriftelijk afgesproken.
2.10 De verplichting tot betaling wordt niet opgeheven of opgeschort op grond van bezwaren tegen de factuur, tenzij de wederpartij binnen de in het vorige lid bedoelde betalingstermijn bij Duke Creative Media een bezwaarschrift indient, waarbij de bezwaren tegen de factuur met redenen zijn omkleed. In dat geval wordt de betalingsverplichting opgeschort totdat Duke Creative Media over het bezwaarschrift heeft beslist.
2.11 Na het verstrijken van de betalingstermijn en het sturen van een herinnering, staat het Duke Creative Media vrij om zonder nader bericht de klant te belasten met incassomaatregelen. Deze betreffen de incassokosten van 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500 en 5% over de volgende € 5.000, de wettelijke rente van 8% en in zijn geheel een minimum van € 100.
2.12 Facturen van Duke Creative Media zijn belast met 21% btw.
3 Annuleren en verplaatsen
3.1 Het is altijd mogelijk om een geaccordeerde offerte te annuleren of om de uitvoeringsdag te verplaatsen.
3.2 Wordt de opdracht binnen 48 voor de uitvoeringsdag geannuleerd, dan betaal je 30% van de totale offerteprijs excl. BTW.
3.3 Annuleer je binnen 24 uur voor de uitvoeringsdag, dan betaal je 50% van de totale offerteprijs excl. BTW.
3.4 Het verplaatsen van de uitvoeringsdag is mogelijk na overleg. Eenzijdig verplaatsen wordt niet geaccepteerd. Verplaatsen kan tot maximaal 48 uur van tevoren.
4 Reis en verblijf
4.1 Alle reis- en verblijfskosten worden beschouwd als additionele kosten en worden los op de offerte genoteerd. Op basis van nacalculatie worden deze kosten toegevoegd aan de eindfactuur. Duke Creative Media hanteert een vergoeding van € 0,40 per gereden km per auto bij normaal autovervoer.
4.2 In het geval van afwijkend vervoer zoals bussen en vrachtwagens wordt een inhuurbedrag berekend plus een aangepast kilometer tarief dat kan variëren van € 0,40 tot € 0,85 cent per gereden kilometer per vervoersmiddel.
4.3 Openbaar Vervoerskosten worden één op één doorberekend.
5 Muziek
5.1 Duke Creative Media maakt in video’s veelal gebruik van betaalde ‘rechtenvrije’ muziek. De kosten hiervan worden standaard meegenomen bij het opstellen van de offerte, tenzij anders afgesproken. Tarieven van de muziek zijn afhankelijk van het doeleinde van de video.
5.2 Voor door wederpartij aangeleverde muziek welke in een videoproductie, bedrijfsfilm of enig ander door Duke Creative Media te leveren (multimedia)product wordt gebruikt, moet door de wederpartij een prijs voor de rechten afgedragen worden aan een auteursrechtenorganisatie zoals Buma, SENA, Stichting SYNC of een hiermee vergelijkbare organisatie. De wederpartij is te allen tijde verantwoordelijk voor de aanmelding, registratie, prijs en betaling van deze rechten.
5.3 De rechten van STEMRA zijn te beschouwen als additionele kosten, die niet in de geoffreerde prijs worden meegenomen en separaat door Duke Creative Media aan de wederpartij worden gefactureerd. De hoogte van de rechten wordt bepaald door de betreffende auteursrechtenorganisatie.
5.4 Duke Creative Media kan op verzoek van de wederpartij een schatting van deze kosten geven maar hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De daadwerkelijke kosten, bepaald door de auteursrechtenorganisatie, moeten door de wederpartij direct of indirect aan de betreffende auteursrechtenorganisatie(s) worden betaald.
5.5 Gratis rechtenvrije muziek van unieke aard en goede kwaliteit bestaat niet.
5.6 Gebruikte muziek in door Duke Creative Media gemaakte mediaproducties zijn niet exclusief. Anderen kunnen deze muziek ook gebruiken. Wederpartij betaalt de rechten voor het gebruik van de muziek, niet voor het bezit.
6 Auteursrecht
6.1 Concepten, ideeën en voorstellen die voor een wederpartij worden ontwikkeld vallen onder het auteursrecht en blijven formeel en juridisch in bezit van Duke Creative Media. In het geval van inbreuk of misbruik van dit auteursrecht stelt Duke Creative Media de organisatie of persoon in kwestie aansprakelijk. Deze aansprakelijkheid heeft juridische consequenties.
6.2 Op alle Duke Creative Media producties rust het auteursrecht. Een productie mag niet verveelvoudigd, gereproduceerd of bewerkt worden zonder toestemming van de maker, Duke Creative Media. Het is mogelijk auteursrechten af te kopen in overeenstemming met Duke Creative Media.
6.3 Auteursrechten op muziek kunnen nimmer afgekocht worden, deze zijn immers ook niet in het bezit van Duke Creative Media.
7 Bewaren
7.1 Alle gemaakte beelden voor een project worden maximaal één jaar bewaard vanaf het moment van oplevering. Zo wordt een eindeloze opslag voorkomen en blijven de projecten actueel. Na deze periode van één jaar worden alle bestanden behorende bij het project verwijderd.
7.2 Duke Creative Media bewaart ook het eindproduct niet. De wederpartij is altijd verantwoordelijk voor het correct opslaan van de geleverde bestanden.
7.3 Een hermontage met de ruwe beelden is na één jaar dus niet meer mogelijk.
8 Aansprakelijkheid
8.1 Duke Creative Media is nimmer aansprakelijk voor juridische gevolgen die een productie met zich zou kunnen meebrengen, zowel tijdens het vervaardigen ervan als voor het eindproduct, mits Duke Creative Media zich aan de opdracht heeft gehouden en mits Duke Creative Media zich tijdens het vervaardigen aan de wet heeft gehouden. Denk aan personen of locaties ongewenst in beeld of beelden gebruiken in het eindproduct die door iemand anders zijn gemaakt en door wederpartij zijn aangeleverd. Wederpartij vrijwaart Duke Creative Media van alle aanspraken van derden.
8.2 Duke Creative Media is niet aansprakelijk in het geval dat audiovisuele materialen, buiten haar schuld om, tijdens het verwerken beschadigd of verloren raken door een fout in de camera, de materialen kwijt raken in de post, gestolen worden of op andere wijze beschadigd of kwijt raken.
8.3 Duke Creative Media is niet aansprakelijk wanneer, na oplevering en correcte ontvangst van het eindproduct, het eindproduct verloren is. Duke Creative Media is ook niet verantwoordelijk voor behoud en bewaring van de ruwe beelden dan wel de eindproducten. De bewaartermijn van één jaar wordt gezien als service, niet als vereiste.
9 Slotbepalingen
9.1 Op alle overeenkomsten met Duke Creative Media zowel als op deze algemene voorwaarden is enkel het Nederlandse recht van toepassing.
9.2 Bij alle eventuele geschillen voortvloeiend uit een overeenkomst met Duke Creative Media zowel als geschillen voortvloeiend uit deze algemene voorwaarden zal eerst gepoogd worden een minnelijke schikking te bereiken.
9.3 Alle eventuele geschillen voortvloeiende uit of verband houdende met een overeenkomst tussen Duke Creative Media en wederpartij zullen, met uitsluiting van welke instantie dan ook, ter beslechting worden voorgelegd aan de Kantonrechter of de Arrondissementsrechtbank in Den Bosch.